مقالات راهنمای مسیر شغلی 03 مرداد 1400 34 دقیقه مطالعه علی سخا

هنر حل مسئله برای مدیران (۶+۱ گام کاربردی برای حل تمام مسائل)

ارسطو، فیلسوف بزرگ یونانی، در رساله خود که در باب انسان و فلسفه است، انسان ها را Zoon Logikon نامیده است. حیواناتی که قادر به ساخت و حل مسائل مختلف هستند و از قوه منطق برخوردارند. اما چرا؟ تسکین عاطفی ناشی از تماشای یک درام غم انگیز که به صورت ناخودآگاه در ما...

ارسطو، فیلسوف بزرگ یونانی، در رساله خود که در باب انسان و فلسفه است، انسان ها را Zoon Logikon نامیده است. حیواناتی که قادر به ساخت و حل مسائل مختلف هستند و از قوه منطق برخوردارند. اما چرا؟ تسکین عاطفی ناشی از تماشای یک درام غم انگیز که به صورت ناخودآگاه در ما ایجاد می‌شود، گشودن یک رمز کوچک تا حل مسئله غلبه بر نیروی گرانش و سفربه فضا همگی از مسائلی هستند که در سطوح مختلف در طول تاریخ با آن مواجه شده ایم و برای آن راه حل پیدا کرده ایم. در اصل مغز ما ما انسان های نخستین در راستای گشودن معما تکامل پیدا کرده است. مهارت حل مسئله برای حل مشکلات مختلف، از مسائل کوچک و بزرگ در زندگی شخصی گرفته تا مسائل کلان در سطوح مدیریتی، نقش بسیار پر رنگی در بهینه‌سازی زمان و همچنین موفقیت شما در مواجهه با مسائل گوناگون ایفا خواهد کرد.مهارت حل مسئله و تفکر خلاق به عنوان یکی از مهارت‌های غیرقابل اغماض برای مدیران محسوب می‌شود. طبق گزارشات لینکدین مدیران به طور متوسط بیش از ۵۰ درصد زمان خود را صرف حل مسئله می‌کنند و این کار را به تنهایی یا به کمک دیگران انجام می‌دهند. توانایی شما برای برخورد با مشکلات و حل مسئله بیش از هر چیز دیگری تعیین کننده هر اتفاقی است که برای شما در کار و شغلتان روی می‌دهد. در واقع با اطمینان خاطر می توان گفت: کسی که مهارت‌های حل مسئله ضعیف دارد مجبور است برای دیگرانی کار کند که مهارت‌های خلاق بهتری نسبت به او دارند.خبر خوب این است که حل مسئله تماما یک مهارت است، گرچه ممکن است برخی به واسطه تربیت خانوادگی و اجتماعی آن را از کودکی در خود پرورش داده باشند اما شما می‌توانید صرفا با یادگیری برخی تکنیک ها و میانبرهای ذهنی به راحتی از پس مشکلات مختلف بر بیایید.

حل مسئله مثل دوچرخه سواری یا کارکردن با کامپیوتر است و با آموزش و تمرین به دست می‌آید. افزون بر این، رابطه مستقیمی بین کمیت مشکلات، ایده های خلاقانه و موفقیت شما وجود دارد و در بسیاری از موارد این موضوع به سودآوری، درآمد و آینده شما و روابطتان ختم می‌شود.

یان یابرتسون: «وقتی وضعیت فعلی خود را می‌شناسید و می‌دانید که وضعیت مطلوب و هدف شما چیست؛ اما نمی‌دانید که با طی کردن چه مسیری می‌توانید از وضعیت فعلی به وضعیت مطلوب برسید، با یک مسئله مواجه هستید.»

چرخه حل مسئله (۶+۱ گام مهم در حل مسئله)

«به من مسئله ای بدهید تا آن را برای شما حل کنم» روحیه ای که اغلب کارآفرینان از آن بهره مند اند. از لحاظ نظری بسیار عالی است اما شما از کجا می‌دانید که روی مسئله درست کار می‌کنید. آیا مسئله را درست فهمیده اید؟ آیا از زوایای مختلف موضوع را بررسی کرده اید؟ مطمئنید بهترین راه حل ممکن را پیدا کرده اید؟در ادامه من قصد دارم ۶+۱ گام اصلی که شما می‌بایست در حل مسئله آن را رعایت کنید خدمت شما معرفی کنم. من به شما اطمینان می دهم با مطالعه دقیق این بخش و اجرای تمامی گام ها به ترتیب، قادر خواهید بود در کم ترین زمان ممکن، بهترین پاسخ را برای مسئله‌ای که با مواجه شده اید، پیدا کنید و ایده هایی که بیشترین اثر را دارند را انتخاب کنید.

گام اول: مسئله را به روشنی برای خود مشخص کنید

منظور از این جمله چیست؟ منظور من این است که سعی کنید پس از مواجه با یک مشکل از زوایای مختلف به آن نگاه کنید، نظر دیگران را بپرسید و از همه مهم‌تر در پی یافتن علیت‌ها باشید؟شاید مشکل شما ماحصل چند علت مختلف باشد و یا حتی از چند متغیر مختلف تاثیر بپذیرد. تشخیص اینکه مشکل شما از کدام یک از عوامل بیشترین تاثیر را می‌پذیرد کاملا به شما بستگی دارد.قطعا برای همه ما پیش آمده تا یک بیماری را بدون شناخت کامل علت آن درمان کنیم. در اصل بسیار بعید است که درمان فرآیند کاملی را طی کرده باشد. چرا که بدون تخصص، ممکن است ما فقط علل ظاهری را برطرف کنیم نه مشکلات ریشه ای را، متدی که قطعا در سطوح خرد و کلان مدیریتی می‌تواند با اسانی یک کسب و کار را به ورطه ورشکستگی بکشاند.

گام دوم: تجزیه مشکل به بخش‌های کوچک تر

شاید در موضوعات روزمره، این بخش نیاز به توضیح و بسط نداشته باشد برای همین توجه شما را به یک موضوع تخصصی و البته مدیرتی جلب می‌کنم:در یک شرکت متوسط، مسائل مربوط به سود ممکن است مربوط به درامد و هزینه تقسیم شود. از طرفی درامد می‌تواند به قیمت و حجم فروش شما تقسیم شود. از طرفی شما دارای مسائل مختلفی مروبط به هزینه ثابت، متغیر و نیمه متغیر نیز هستید. حال هنگامی که شما تمامی مشکلات احتمالی، زیربخش های آن، علت ها و معلول ها را شناسایی می‌کنید، احتمال یافتن مشکل واقعی قوت می‌گیرد.از طرفی این ساختار ذهنی و اجرایی منظم، کار شما را در مراحل بعدی بسیار آسان تر خواهد نمود.

گام سوم: شروع به فرضیه سازی کنید

هنگامی که مسئله را به خوبی شناختید و آن را به زیربخش های کوچکتر تقسیم نمودید، نوبت به آن رسیده تا شروع به فرضیه سازی کنید.برای فرضیه سازی حتما از جلسات طوفان فکری استفاده کنید و نظرات دیگران را حول یک مسئله خاص بشنوید. سپس فرضیات را اولویت بندی، تحلیل و ارزیابی کنید. پیرو مثال قبلی مثلا ممکن است شما در بخش درامد با مشکل حجمی روبرو شوید، فرضیاتی که ممکن است حول این مشکل شکل بگیرد می‌تواند ورود به بازارهای جدید، بارگزاری محصول جدید، گسترش یا کاهش کانال های توزیع و ... باشد.این چهار فرضیه اولیه شما می تواند بخشی از مسیر حل مسئله شما باشد و در این گام به اتمام برسد.

فرضیه سازی

چند تکنیک کاربردی برای فرضیه سازی

ارتباطات را پیدا کنید

یکی از موثرترین تکنیک هایی که در جلسات به کمک شما می‌آید، ربط دادن موضوعات مختلف به هم است.اما منظور من از ربط دادن چیست؟ربط دادن به معنی پیدا کردن شباهت های، تفاوت ها و مجاورت های مسئله با راه حل ها و مسائل دیگر می‌باشد. برای اینکار، شما میبایست مشکل اصلی را در مرکز نگه داشته و موارد دیگر را بنابر سه مشخصه ای ذکر شده در ذیل آن فهرست کنید. با اینکار شما قادر خواهید بود علاوه بر سنجش و بررسی تمامی زوایای آشکار و پنهان مسئله، جلسات خود را نیز به خوبی مدیریت کنید و بهره وری آن را افزایش دهید.

استفاده از شهود

شیوه تفکر شهودی که برخی آن را روشی غیرمنطقی نیز قلمداد می‌کنند، یکی از سریع ترین و قدرتمند ترین متدهایی است که مدیران برجسته و زبده از آن برای ارزیابی و حل مشکلات مختلف استفاده می‌کنند. تمام آنچه که شما به عنوان یک مدیر در طول مدت زمان کاری خود آموخته اید می‌تواند شما را به این باور برساند تا برای حل یک مشکلی که تا بحال با آن مواجه نشده اید، راه حلی خوب پیدا کنید.نکته: بسیاری افراد از شهود به عنوان راه فراری برای تحلیل مسئله استفاده می‌کنند که این کار به طور کامل غلط است. شما فقط در صورتی حق استفاده از شهود را دارید که چندین سال در یک سمت فعالیت کرده باشید و با چالش های گوناگون دست و پنجه نرم کرده باشید.

گام چهارم: طبقه بندی بهترین راه حل ها

حال وقت آن رسیده تا به فهرست راه‌ حل‌های خود رجوع کنید و مواردی که به نظرتان کارآمد نیستند از لیست خارج کنید، با اینکار شما قادر خواهید بود تا از تاثیر گذاری این موارد بر مابقی راه حل ها جلوگیری کنید.در گام بعد راه حل های منتخب را به ترتیب یادداشت کرده و زیر آن تمامی نکات منفی و مثبت آن را ذکر کنید. یکی از روش‌هایی که به شما کمک می‌کند به مزایا و معایب راه حل، بهتر فکر کنید، تشریح هر راه حل است. چند نفر از کارمندان خود را صدا بزنید و راه‌ حل‌ها را با آنها بازی کنید و واکنش‌ آنها را جویا شوید. با توجه به چیزی که مشاهده می‌کنید و بازخوردی که از آن‌ها می‌گیرید، دیدی بهتری از مزایا و معایب راه حل‌هایی که در نظر گرفته‌اید پیدا خواهید کرد. پس از اینکه این فرآیند را برای تمام راه حل‌ها انجام دادید، آن‌هایی که بیشترین مزایا را دارند انتخاب کنید. در این مرحله تنها باید دو یا سه راه حل را انتخاب کنید. برای انتخاب مناسب‌ترین راه حل، آن‌ها را با توجه به اولویت های بیزینس خود، زمان، بودجه، در دسترس بودن منابع انسانی و اثرات جانبی بسنجید و بهترین آن را برای فرایند اجرا گزینش کنید.

گام اضافه: تعیین شاخص کلیدی عملکرد یا KPI

شاخص های کلیدی عملکرد یا KP مجموعه‌ای از سنجه ها یا معیارهایی مورد توافقند تا ما بتوانیم عوامل موفقیت اساسی را تعریف و ارزیابی کنیم. نتایح این سنجش ها می توانند تحلیل شوند و برای شناسایی روندهایی در عمر یک قرارداد مقایسه و آنالیز می شوند یا در زمان های خاصی از زمان ارزیابی می شوند.شما به عنوان یک مدیر یا یک عضو از تیم ایده پردازی و اجرایی تیم، میبایست برای راه حل منتخب خود شاخص کلیدی عملکرد تعیین کنید تا بتوانید پس از اجرای برنامه به صورت کامل آن را بررسی کرده و از اطلاعات آن به نحو احسن استفاده کنید.

گام پنجم: اجرای راه حل نهایی

تا اینجای کار شما بیش از ۵۰ درصد کار را انجام داده اید؟ چرا ۵۰ درصد؟ چون تا وقتی راه حل شما اجرا نشود و نتایج آن مورد تحلیل و ارزیابی قرار نگیرد انگار هیچ وقت شما کاری انجام نداده اید.اجرای راه حل به اندازه فرایند پیدا کردن آن دارای اهمیت است چرا که بسیاری از روش های حل مسئله علیرغم تئوری خوب به دلیل اجرای ضعیف ممکن است با شکست رویرو شوند.برای اجرای هرچه بهتر برنامه به شما توصیه می‌کنم تا یک فلوچارت برای برنامه اجرایی خود رسم کنید و گام های اجرایی، روش های فرار و پلن های دوم و سوم را در آن بنویسید. بدین صورت شما و اعضای تیمتان قادر خواهید بود به طور کامل مراحل اجرا را رصد کرده و گام های بعدی را پیش چشم خود داشته باشید.نکته: در زمان بندی اجرا سعی کنید بسیار منعطف باشید. فرقی ندارد کجای جهان باشید، همیشه تعداد بسیار زیادی از متغیرهای غیر وابسته برای ایجاد اخلال در برنامه شما کمین کرده اند!

روش حل مسئله

گام ششم: ارزیابی و تحلیل اصولی

پس از اجرای برنامه از خود بپرسید که آیا kpi ها یا شاخص های کلیدی عملکرد که به عنوان گام اضافی به آن پرداختیم محقق شده است یا خیر. اگر شما تحلیل و ارزیابی درستی از عملکرد خود نداشته باشید به هیچ وجه قادر نخواهید بود تا صحت روش پیشنهادی خود را بسنجید و بدتر از آن. ممکن است مجددا این مشکل به نوعی دیگر برای شما رخ دهد.

جمع بندی

مهارت حل مسئله یکی از مهم ترین توانایی های است که شما به عنوان یکی از اعضای تیم سازمان خود، چه در بخش پشتیبانی، چه در بخش فروش و مهم تر از همه بخش مدیریت باید آن را در خود پرورش دهید.نمیتوان منکر این شد که تمام کسب و کارها فارغ از حیطه فعالیت روزانه با چالش ها و مسائل مختلفی روبرو می‌شود که حل آن برخی اوقات مستلزم جلسات چندساعته، برنامه ریزی درست و اجرای بی نقص می‌باشد. گرچه خیلی از این مشکلات با استفاده از قوه شهود و تجربه قابل حل می‌باشند ولی برخی از آن ها به راحتی قابل حل نیستند. بنابراین ارتقا دانش شما در حل مسئله به عنوان یکی از مهم ترین ارکان مهارت نرم میتواند شما را به راحتی از دیگران و همچنین رقبا متمایز کند. به دلیل اهمیت بحث problem solving ما در کلاس های عملی و تجربه محور آموزش مهارت نرم که توسط بهترین متخصصان منابع انسانی برگزار می‌شود، در یک سرفصل جداگانه به صورت مفصل به حل مسئله و تقویت این مهارت با توجه به مدل کسب و کاری می‌پردازیم و مسائل گوناگون را در سطوح مختلف حل می‌کنیم و تمامی مهارت های اجرایی از تشکیل اتاق فکر، رهبری جلسات، موشکافی مسئله، تعیین شاخص عملکرد، اجرا و ارزیابی را با هم تمرین می‌کنیم.

منابع نگارش مقاله حل مسئله: mindtools thebalancecareers indeed asq