راهنمای جامع مهارت های نرم (Soft Skills)

وقتی تازه کار مشاوره فروش را شروع کرده بودم. یک مشتری مهم گیرم آمد. آن موقع هنوز ایده های مختلف را آزمایش می‌کردم. گرچه دانش نظری و اجرایی خوبی داشتم اما برخی اوقات در جلسات حرفه ای ضعیف عمل میکردم و تصمیمات لحظه ای نیز همیشه نقطه ضعفم بود. (ایراد شماره ۱)
در شغل من افراد متخصص زیادی حضور دارند، برای همین معمولا اساس انتخاب چیزی فراتر از دانش فنی است. معیاری که من بعد از آزمون و خطای زیاد و از دست دادن فرصت های بیشمار به اهمیت آن پی بردم.

به داستان برگردیم.
من در فروش روشی داشتم که چند بار از آن در موقعیت های گوناگون استفاده کرده بودم و آن را به نایب رئیس مرکز خدمات شرکت نیز ارائه دادم.
درست سه سال پیش بود که رئیس به اتاق من آمد و پرسید: آیا میتوانی در این روش به نحوی دخل و تصرف کنی که مناسب ۵۰ نفر باشد؟
من هم بدون معطلی در چشم هایش زل زدم و گفتم« البته!» اما هیچ وقت به او نگفتم که تا به حال آن را برای بیش از ده نفر استفاده نکرده ام. گرچه لبریز از شک و تردید بودم اما این مسئولیت را قبول کردم. (ایراد شماره ۲)

روش من این بود که نظرات مشتریان را جمع کنم و بعد کلمه به کلمه نظرات را به تیم بررسی تحویل دهم و پشت میز بشینم و به میل باکس خیره شوم تا نتایج برایم ارسال شود. اگر بخواهم با شما صادق باشم معمولا در این انتظار چند ساعته خیلی اوقات حس میکردم در جای اشتباهی قرار دارم. ایده پرداز خوبی بودم ولی نه برای این کار! بگذریم. (نگذریم! این بزرگترین ایراد من بود.)
نتایج آمد. من برای نتایج و ارزیابی های شخصی خودم بیشتر از توصیه ها و خلاصه وضعیتی که یک شرکت تبلیغاتی ارائه می‌دهد ارزش قائل بودم. اما آیا این برای بالای ۵۰ نفر نیز درست جواب میداد؟ نمیدانستم!

تحلیل ها را دور ریختم و از نیروی کمکی استفاده کردم. آن ها مجدد نظرات مهم را جدا کردند و طوری روی دیوار چسباندند که هم معنی دار باشد و هم تعداد تکرار را نشان دهد. از کاغذهای رنگی برای چیزهای مختلف استفاده کردم. تقریبا اواخر کار بودم که دیدم یک گروه، تمام رنگ ها را مال خودش کرده و برجی بلند بالا ساخته. همه جا پر از کاغذ بود.
رئیس در زد و وارد شد، کنارم ایستاد و کمی روی پنجه پا جلو و عقب رفت و پرسید: تا حالا همچین کاری نکردی نه؟ گفتم «نچ».
سرش را تکان داد و گفت: «میدانستم» بعد لبخندی زد و یک بطری آب دستم داد و گفت: شاید تشنه باشی و رفت. آدم مهربانی بود.

این داستان در فضای کسب و کار حرفه‌ای ممکن است بارها برای ما پیش بیاید، وقتی که ما دانش فنی، ذهنی و همچنین تجربه لازم برای پیش‌برد یک پروژه در اختیار داریم اما به دلیل عدم تقویت مهارت‌های نرم مثل؛ میانبرهای ذهنی، نگرش خلاقانه، مدیریت زمان، نحوه پیشبرد جلسات،نه گفتن حرفه‌ای، ارتباط با کارفرما و… بعضا نمی‌توانیم یک پروژه را به صورت بهینه مدیریت کرده و با استفاده از دانش و تخصص خود از فعالیت‌های شغلی و مسیری که خودمان انتخاب کرده‌ایم، لذت بیشتری ببریم. این تازه بخش خوب ماجرا است. در اصل اوضاع وقتی به هم میریزد که ما در مسیر اشتباه آمده باشیم و یا از ابتدای کار آجر را کج گذاشته باشیم!

در همین راستا ما به عنوان یک متخصص (در هرسطحی که هستیم) باید قبل از هر حرکت حرفه‌ای یک سری از مهارت‌ها را در خودمان پرورش دهیم. مهارت‌هایی که به اصلاح مهارت‌نرم یا Soft‌Skill نامیده می‌شوند.
مهارت‌های نرم یکی از مهم‌ترین موضوعاتی است که شما در مسیر یادگیری و توسعه خود می‌بایست آن را در نظر داشته باشید.
گرچه بسیاری از افراد تصور می‌کنند که مهارت‌های نرم به عنوان یک مکمل در فضای کسب‌و‌کار میبایست مورد توجه قرار گیرند، اما اهمیت این موارد به هیچ‌وجه کمتر از دانش فنی شما در مسیر یادگیری نیست و به میزان زیادی تضمین کننده موفقیت شما به خصوص در کارهای تیمی خواهد شد.

اگر شما کارآفرینید، مدیریت یک مجموعه را بر عهده دارید، کارشناس هستید و یا حتی به صورت مستقل و به صورت فریلنسری پروژه خود را انجام می‌دهید، مطالعه این مقاله اکیدا به شما توصیه می‌شود.

در این مقاله، من با معرفی مهارت‌های نرم و انواع آن، تفاوت آن با مهارت‌های سخت، سنجش مهارت‌های نرم و روش های تقویت این مهارت‌ها، به صورت عملی مسیر شما را برای دست یابی به بیشترین پتانسیل کاری هموار خواهم ساخت.

اما قبل از شروع بحث، توجه شما را به چند گزارش جالب جلب می‌کنم:
در یک مطالعه که در سال ۲۰۱۶ توسط شرکت wonderlic انجام شد، ۹۳ درصد از کارفرمایان بیان کردند که مهارت‌های نرم یک اولیت اساسی در تصمیم‌گیری آنان برای همکاری می‌باشد.
در این رابطه برخی از کارفرمایان گزارش دادند که تخصص‌های فنی- مشارکتی بیش از سایر مشاغل نیاز به تقویت مهارت‌های نرم دارند.
در یک نظر سنجی دیگر که توسط انجمن ملی کالج‌ها و کارفرمایان ایالات متحده در سال ۲۰۱۵ انجام شد، کارفرمایان، مهارت‌های رهبری و توانایی کار در یک تیم را به عنوان مطلوب‌ترین ویژگی فارغ‌التحصیلان، پیش از مهارت‌های تحلیلی، حل مسئله و فنی قرار دادند.

ما در دوره جامع آموزش مهارت نرم، به تقویت مهارت‌های نرم می‌پردازیم از مبانی، اصول و نکات رفتار حرفه ای شروع میکنیم؛ وارد فن بیان و سخنوری شده و با تمامی نکات بیان، لحن و زبان بدن آشنا می‌شویم. اصول و استراتژی های تصمیم گیری و رفتار در مذاکره حرفه ای را فراخواهیم گرفت و با تکنیک‌های مهم آن آشنا می‌شویم. در نهایت وارد مسائل مالی، انواع قراردادها، چالش های راه اندازی کسب و کار، پیگیری های حقوقی و … خواهیم شد. در نهایت، این دوره رشد شما را به عنوان یک فرد حرفه ای در انواع کسب و کارها با قدرت حل مساله بالا تسهیل میبخشد.

مهارت نرم یا Soft Skill چیست؟

مهارت نرم یا soft skill، مجموعه‌ای از مهارت‌های غیرفنی بوده که تاثیری مستقیم بر نحوه تعاملات شما با دیگران داشته و توانایی‌هایی همچون؛ حل مسئله، ارتباطات تجاری، رهبری، مدیریت زمان و… را در شما تقویت می‌کند و همچنین به روند رشد و ارتقاء فردی شما در محیط حرفه‌ای کمک شایانی خواهد نمود.
در سال‌های اخیر بر خلاف آنچه در گذشته شاهد آن بودیم در حوزه‌های مختلف متخصصان برجسته زیادی مشغول به فعالیت هستند و آنچه که امروز خلا آن در بازار‌کار حس می‌شود حضور افرادی است که علاوه بر دانش فنی، مهارت‌های نرم را در شخصیت حرفه‌ای خود تقویت کرده باشند.

به عنوان مثال، یکی از رایج‌ترین مشکلاتی که همه ما در مسیر کاری خود با آن روبرو شده‌ایم کمبود اعتماد به نفس برای مذاکرات کاری، اعتماد به نفس کاذب برای قبول مسئولیت، عدم انطباق‌پذیری با محیط، شرایط و افراد جدید، مدیریت غلط زمان، تصمیمات لحظه‌ای نادرست و… می‌باشد که ایرادات کوچکی نیست و در بلند‌مدت قطعا برای ما و افرادی که با ما در حال تعامل هستند مشکل آفرین خواهد بود. اما خبر خوبی که وجود دارد این است که تمامی این مهارت‌ها قابل یادگیری و ارتقا بوده و در حوزه‌های بسیار زیادی حتی خارج از محیط کاری نیز یاریگر ما خواهد بود.

به زبان ساده، مهارت های نرم، مجموعه مهارت‌هایی هستند که همبستگی بالایی با مهارت‌های درون فردی و انسانی ما داشته و به شکل قابل توجهی تضمین‌کننده پیشرفت شغلی و بهبود سطح روابط حرفه ای ما با دیگران می‌باشد.

مهارت نرم چه زمانی باید مورد توجه قرار گیرد؟

بعضی گمان می کنند مهارت‌های نرم صرفا وقتی که شما به واسطه حرفه‌تان باید با افراد زیادی در ارتباط باشید اعتبار دارد و یا اینکه این مهارت‌ها صرفا در سطوح مدیریتی کاراست و …!
اما اصل ماجرا این است که شما بلافاصله پس از یادگیری یک مهارت جدید، یا به طور مشخص قبل از ورود به بازار کار باید یادگیری این مهارت‌ها را با توجه به سطحی که هستید(مدیر، مشاور، معلم، کارمند، فریلنسر و…) شروع کنید.
پیش از استخدام؛ نگارش اصولی رزومه، نامه‌نگاری درست، ارتباط موثر با مدیران منابع انسانی تا نحوه شرکت در مصاحبه، حضور در شرکت و … از مجموعه مهارت‌های نرم است که شما میبایست حتما قبل از شروع به کار آن‌ها را آموزش ببینید.
پس از استخدام؛ یادگیری مهارت های ارتباطی، شرکت در جلسات، ایده‌پردازی، تقویت قوه حل مسئله، مدیریت پروژه، زمان بندی درست و … از جمله مهارت‌های نرم است که شما می‌بایست در حین کار، روز به روز آن‌ها را در خود تقویت کنید و در انتها به بالا رفتن تجربه کاری که اصولا منجر به ارتقا شغلی شما می‌شود مهارت‌های مدیریتی که دامنه بسیار گسترده ای دارند را در خود، به یک ویژگی شخصیتی بدل کنید.

مهارت‌های نرم با مهارت‌های سخت چه تفاوتی دارند؟

مهارت‌های سخت یا hard skills در واقع همان تخصص اصلی شماست، همان کاری که شما به خود را به آن عنوان به دیگران معرفی می‌کنید.
با توجه به اینکه در جامعه امروز به دلیل دسترسی افراد به اینترنت و برگزاری دوره‌های متنوع، تخصص‌های گوناگون از حوزه‌های فنی (دست های روغنی)گرفته تا حوزه‌های آموزشی (دست‌های جوهری) به طور گسترده ای آموزش داده می‌شوند، مزیت رقابتی افراد بیشتر متمرکز بر مهارت‌های نرم می‌باشد. (همانطور که در ابتدای مقاله نتایج تحقیقات خدمت شما ارائه شد.)
افرادی که مهارت‌های نرم را در خود تقویت کرده‌اند در حرفه خود نیز موفق ترند چراکه می‌دانند چطور باید از مهارت‌های فنی خود به بهترین شکل استفاده کنند و با بیشترین بازدهی در کمترین زمان ممکن یک مذاکره، پروژه و… را با موفقیت به پایان ببرند.

دلیل اهمیت مهارت‌های نرم

وقتی که شما در حال لیست کردن مهارت‌های خود در رزومه هستید و خودتان را از لحاظ فنی برای یک مصاحبه عالی آماده می‌کنید باید این نکته را در نظر داشته باشید که کارفرمایان و مدیران منابع انسانی به دنبال چیزی فراتر از دانش فنی شما هستند.
اما چرا این مهارت‌های نرم تا این حد اهمیت دارند؟

مهارت سخت بدون مهارت نرم؟ هرگز!

نمیتوان منکر این شد که در بیشتر مشاغل، مهارت های فنی به تنهایی کافی نیستند. به عنوان مثال شما به عنوان یک استاد دانشگاه درجه یک و باسواد، اگر نتوانید با دانشجویان خود به خوبی ارتباط برقرار کنید به هیچ وجه نخواهید توانست رسالت خود را، که تربیت دانشجویان برجسته می باشد به انجام برسانید. این موضوع ساده، در تمامی مشاغلی که ایجاب می‌کند تا شما با افرادی (هرچند کوتاه) ارتباط برقرار کنید، صادق است.
پس اولین دلیل بر اهمیت یادگیری مهارت های نرم، تکمیل و ارتقا مهارت های سخت می باشد.

مهارت‌نرم؛ یک مزیت رقابتی

همانطور که پیش‌تر نیز به این موضوع اشاره شد، یادگیری یک مهارت و دانش فنی به سختی ۱۰ سال پیش نیست! دسترسی رایگان و ساده به منابع آموزشی و مطالعاتی موجب شده تا هرفرد مستعدی با اندکی تلاش به تخصص لازم برای قبول یک پروژه و یا استخدام به عنوان نیروی کار مجرب، برسد.
این موضوع جدا از تمام مزایایی که برای جامعه دارد، فضای کاری را بیش از پیش رقابتی کرده و موجب شده تا مدیران، مهارت‌های نرم به خصوص قوه حل‌مسئله، تطبیق‌پذیری و مهارت‌های ارتباطی را به عنوان یکی از معیارهای اساسی برای همکاری در نظر داشته باشند.

مهارت نرم، یک نیاز اساسی در کار گروهی

معمولا در محیط کاری، مهارت‌هایی از قبیل تعامل با همکاران، ایده پردازی، ارتباط با تیم‌های دیگر، ارتباط با کارفرمایان و… بخش اجتناب ناپذیری از مسیر شغلی ماست. بنابر این ضعف در هر یک از این مهارت‌ها می‌تواند به طور کامل ما و تخصصمان را تحت‌الشعاع قرار دهد.

مهارت های نرم، مهارت آینده

طبق تحقیقاتی که موسسه deloitte access economics در سال ۲۰۱۹ انجام داده است، بیش از دو سوم از مشاغل کشور استرالیا تا سال ۲۰۳۰ صرفا بر اساس مهارت‌های نرم اداره خواهند شد. این موضوع در پی پیشرفت هوش مصنوعی و اقتصادی بودن اتوماسیون برای دولت‌ها مورد بررسی قرار گرفته است و دور نیست زمانی که تنها تفاوت کلیدی انسان با این الگوریتم‌های قدرتمند، صرفا بر اساس مهارت‌های نرم و قوه ارتباطی باشد.

مهم‌ترین مشخصه مهارت‌های نرم این است که به شغل خاصی محدود نیستند. آن‌ها ویژگی‌های کلی هستند که تمام افراد یک مجموعه فارغ از موقعیت شغلی، سن، حوزه فعالیت و… باید آن را بیاموزند.

مهم‌ترین مهارت‌های نرم

• مهارت‌های ارتباطی (قبل و بعد از شروع فعالیت حرفه ای)
• کارگروهی
• حل مسئله
• مدیریت زمان
• تفکر انتقادی
• تصمیم‌گیری
• مدیریت استرس و تعارضات
• تطبیق‌پذیری
• رهبری
• خلاقیت و ایده پردازی
• انتقاد‌پذیری
• آشنایی با کدهای اخلاقی

سوالات سنجش مهارت‌های نرم (راهنمای کامل)

فرض کنید می‌خواهید یک حسابدار جدید استخدام کنید، شما دو داوطلب با مدرک بازاریابی دارید که هر دو، سه سال تجربه کار عملی در شرکت معتبر دارند و به طور کامل به CRM مسلط اند. کدام یک را انتخاب میکنید؟ سنجش مهارت‌های نرم به شما در ایجاد این تمایز کمک خواهد کرد.
نکته۱: به شما توصیه می‌کنم قبل از سنجش مدارک تحصیلی و رزومه افراد به طور دقیق، مهارت‌ها نرم را در صدر اولویت‌های انتخابی خود قرار دهید.
نکته ۲: پیش از فرآیند مصاحبه و استخدام مشخص کنید که کدام مهارت‌ها (با توجه به موقعیت شغلی) اهمیت بیشتری برای شما دارد و بر اساس آن سوالات متنوع و هدفمندی از متقاضی خود بپرسید.
برای اینکه کار شما در گزینش سوالات آسان شود به شما توصیه می‌کنم لیست سوالات زیر را در رابطه با سنجش مهم‌ترین مهارت‌های نرم مطالعه کنید.
نکته۳: شما می‌توانید از این پرسش‌ها برای سنجش دانش عملی خود در حوزه مهارت‌های نرم نیز استفاده کنید.

معیار اول: تطبیق پذیری

• مهم‌ترین چالش هایی که در شروع کار جدید با آن روبرو می‌شوید به نظرتان چیست و چه راه حلی برای آن دارید؟
• اگر جریان درآمدی شما یک شبه قطع شود چه کاری انجام می‌دهید؟
• فرض کنید پروژه‌ای که ۶ ماه است روی آن وقت گذاشته اید در مسیر غلطی قرار گرفته است. چه کاری انجام میدهید؟

معیار دوم: کارتیمی

• مجبور به همکاری با یک فردی که از لحاظ اخلاقی، شخصیتی و…. کاملا با شما متفاوت است شوید، چه کار میکنید؟
• اگر تیم شما بخش قابل توجهی از ایده‌های خلاقانه شما را رد کند چه کاری انجام میدهید؟

معیار سوم: ارتباطات و تعاملات

• اگر در طول جلسات، همکاران به شما و نظراتتان توجه نکنند چه کاری انجام میدهید؟
• مشتری و همکار عصبی را چطور آرام می‌کنید؟

معیار چهارم: تصمیم گیری

• اگر در کار تصمیم غیرعاقلانه‌ای گرفتید، چگونه موقعیت، نظرات دیگران و اوضاع را کنترل می‌کنید؟
• بهترین راه برای تصمیم‌گیری هنگام کار بر روی یک پروژه گروهی به نظر شما چیست؟

معیار پنجم: مدیریت و رهبری

• آیا تاکنون فردی را اخراج کرده اید؟
• چرا مجبور به این کار شدید؟ چطور این موضوع را با او و مراتب بالاتر در میان گذاشتید؟ موقعیت را چطور کنترل کردید؟
• در طول پروژه‌های سخت و چالش برانگیز چطور اعضای تیم خود را مدیریت می‌کنید و به آن‌ها انگیزه می‌دهید؟

معیار ششم: مدیریت زمان

• اگر به شما چندین وظیفه مختلف محول شود، چطور می‌توانید زمان خود را برای انجام کار با بهترین کیفیت تنظیم کنید؟
• یکی از تجربیات خود را در زمانی که از برنامه عقب افتادید توصیف کنید؟ نحوه مدیریت این موضوع چگونه بود؟ چه درسی از این تعویق گرفتید؟

نکته ۱: همانطور که متوجه شدید بسیاری از این سوالات در زمان حال و نه گذشته مطرح شده است، سعی کنید مصاحبه‌کننده را با سوالات خود، در زمان حال نگه دارید و پاسخ های آنان را در این برهه زمانی بسنجید و در بین سوالات خود از تجربیات گذشته نیز سوال کنید. این پرسش و پاسخ چالشی روشن کننده موارد بسیاری برای شما خواهد بود.
نکته ۲: برای سوالات خود امتیاز ۱ تا ۵ در نظر بگیرید و با توجه به پاسخ های داده شده امتیازات ۱-۳-۵ به هر باکس مربوط به هر سوال بدهید.(امتیازات ۲ و ۴ شما را در تله تصمیم گیری قرار می‌دهد.)
نکته۳: حتما جلوی هر سوال، پاسخ داوطلب را به صورت مختصر بنویسید.
نکته۴: از همه متقاضیان سوالات یکسان بپرسید و ترتیب پرسش را نیز حفظ کنید.

ارزیابی مهارت های نرم

شما از طریق این سوالات می‌توانید زوایای پنهان بسیاری را حتی در مهارت‌های سخت شناسایی کنید.
به عنوان مثال یک داوطلب ممکن است در پاسخ‌هایش ادعا کند که انسان دقیق و منظمی است. حال اگر نتواند یک متن ساده اداری را بدون غلط و با خط خوانا بنویسد، این یک چراغ قرمز برای شماست.
برای ایجاد یک نظر عینی در مورد مهارت‌های و توانایی های نرم داوطلبان همه چیز را در نظر بگیرید. از نحوه ایمیل زدن، ارسال رزومه، تعامل اولیه تا زمان حضور در مصاحبه و…
این موارد جز معیارهایی هستند که شما برای سنجش و ارزیابی افراد علاوه بر پرسش های خود، باید از آن ها استفاده کنید.

چطور مهارت های نرم را در خود تقویت کنیم؟

توسعه مهارت‌های نرم یک فرایند زمان بر و گاهی سخت است چون بسیاری از این موارد برگرفته از سبک زندگی، نوع نگرش و عادات ماست و از طرفی شناسایی نقاط ضعف نیز گاهی مشکل است. اما یادگیری و تقویت این مهارت نیز مانند سایر مهارت‌ها با شناخت روش ها، تمرکز بر مسیر و تکرار منظم آن قابل نهادینه شدن می‌باشد.
بهترین روش ها برای توسعه مهارت‌های نرم عبارتند از:

ایجاد ذهنیت یادگیری

مهارت‌های نرم همبستگی بالایی با هوش هیجانی و هوش منطقی دارد و شما زمانی می‌توانید این ذهینت را در ناخودآگاه خود تقویت کنید که اتمسفر خود را به سمت یادگیری ببرید.
منظور من از اتمسفر تمام ورودی‌های شماست. از آنچه که میخوانید تا آنچه که گوش می‌دهید و افرادی که با آن ها در ارتباط هستید.
مطالعه کتاب‌های تخصصی تقویت مهارت‌های نرم که در مقاله‌ای جداگانه خدمت شما معرفی خواهد شد، گوش دادن به پادکست‌های توسعه فردی و تطبیق مداوم خود با این اصول پس از مدتی مهارت‌های نرم را در شما به شکل قابل توجهی افزایش خواهند داد.

گرفتن بازخورد

فرقی نمیکند شما مدیر هستید و هر روز با کارمندان ثابت خود در ارتباطید یا اینکه یک فروشنده خبره که روزانه صدها نفر به شما مراجعه می‌کنند، شما می‌بایست همزمان با تغییر روند فکری و عملی خود، از دیگران بازخورد بگیرید. این تنها راهی است که به شما کمک میکند که بفهمید در مسیر درست هستید یا خیر!

تمرین مستمر

مهارت‌های نرم از جنس عادت اند و شما تا این مهارت‌ها را به عنوان یک عادت، نه تنها در محیط کار بلکه در زندگی روزمره تبدیل نکنید، نمیتوانید در موقعیت‌های حساس از آن ها به خوبی استفاده کنید. تمرین تمرین و بازهم تمرین! یگانه راه برای نهادینه کردن مهارت‌های نرم در شما تکرار مستمر آموخته‌ها می‌باشد. پس به هیچ وجه از آن غافل نشوید.

منابع: در نگارش این مقاله از TED talk، وبسایت های: resources، indeed  استفاده شده است.