انسان ذاتا موجودی اجتماعی است و همواره به کارهای تیمی و مشارکتی تمایل دارد تا بخشی از نیازهای روحی خود را تأمین کند اما تجربه حاکی از آن است که معمولاً یک فرد باتجربه و کارآمد به تنهایی می‌تواند عملکرد بهتری داشته باشد؛ چرا که مدیریت گروه‌ها امری دشوار است و هر کسی توانایی آن را ندارد. البته ناگفته نماند که همواره استثناهایی هم وجود دارد؛ ممکن است فرد در گروهی قرار گیرد که نتایج درخشانی داشته باشد. این اتفاق درصورتی رخ می‌دهد که وی در یک تیم رویایی و ایده‌آل با سرگروه یا مدیری آگاه حضور داشته باشد. تیم‌های رویایی بسیار انگشت‌شمار و اندک هستند و با توجه به دستاوردهای بشریت در طول تاریخ می‌توان ردپای این تیم‌های ایده‌آل را مشاهده کرد.
اگر نگاهی به موفقیت‌های انسان‌ها بیاندازید در بسیاری از موارد، گروهی از افراد با یکدیگر متحد شده‌اند و با اعتماد به یکدیگر زندگی خود و سایر انسان‌ها را تغییر داده‌اند. شاید فکر کنید جمع شدن این افراد در کنار هم اتفاق بوده است اما اشتباه می‌کنید و پشت چنین تیم قدرتمندی، تفکری عظیم نهفته است.
من در این مقاله که راهنمای جامعی بر تیم سازی برای مدیران است، صورت تخصصی به موضوعات مهمی همچون؛ اهمیت تیم سازی، ویژگی تیم های موفق، تاثیرات تیمی سازی بر کسب و کارها، روش بهینه برای تیم سازی، رهبری پس از تیم سازی، اشتباهات رایج تیم سازی و… صحبت خواهم کرد و شما را به طور کامل با team working آشنا خواهم نمود.
آنچه در این نوشته خواهیم داشت
تیم سازی در شرکت ها به چه معناست؟
تیم سازی صرفا به معنای استخدام چند نیروی مختلف و واگذاری برخی از وظایف به آن ها نمی باشد. تیم سازی یعنی ساخت ارتباطات قوی بین افرد گروه. افرادی که با هم سازگاری دارند، ذهنیت سازنده دارند و با وجود تفاوت هایی که با یکدیگر دارند برای هدفی مشخص تلاش می کنند و درکنار آن تجربه ای ارزشمند کسب می کنند.
از طرفی تیم سازی می تواند شامل فعالیت هایی باشد که مدیران جهت تسهیل بخشی از پروژه های خود به تیم های خارج از شرکت، برون سپاری می کنند. این موضوع برخلاف باور بخی از افراد اصلا امتیاز منفی محسوب نمی شود و در مواردی به سرعت و کارایی تیم شما نیز کمک خواهد کرد.
اهمیت تیم سازی
با رشد هر روزه و سریع تغییرات تکنولوژی و اجتماعی و حجم اطلاعات، مفهوم کار تیمی برای عملکرد سازمان‌های موفق اهمیت بسیاری پیدا کرده است. درست به همین علت جامعه نیز با استرس‌های فراوانی روبه‌رو شده که پیش از این هرگز تجربه نکرده بود. سازمان‌ها پیچیدگی‌های بیشتری یافته و رقابتی‌تر شده‌اند. یک شرکت یا سازمان دیگر نمی‌تواند برای دستیابی به جایگاه‌های بهتر و بالاتر، فقط به تعداد کمی از نیروهای انسانی کارآمد خود وابسته باشد.
اگر دوست دارید سازمان یا شرکت‌تان بقا داشته باشد باید روش‌هایی جدید برای استفاده از خلاقیت و پتانسیل افراد در همه سطوح پیدا کنید. بهره‌مندی از نظر و دیدگاه سایرین و مشارکت دادن نیروهای کارآمد برای انجام امور، به قدری مهم و اساسی است که از آن به عنوان انقلاب سوم در شیوه‌های مدیریتی یاد می‌شود. انجام فعالیت تیمی موجب بالا رفتن تعهد و مالکیت، شکوفایی خلاقیت و ایجاد مهارت در نیروها می‌گردد.
امروزه یک مدیر و رهبر باید قادر به توانمند کردن افراد و تسهیل‌کننده تیم‌ها باشد و نه تنها در جایگاه رهبر تأثیرگذار یک تیم، بلکه به عنوان یک عضو مؤثر از خود آن تیم شناخته شود.
ویژگی تیم های موفق
اعتماد سازی: شما با تیم سازی به هر یک از اعضای تیم، فضا و استقلال لازم برای انجام وظایف و رسیدن به اهداف فردی و سازمانی را اعطا خواهید کرد.
تنظیم ارتباطات: یکی دیگر از مزیت های تیم سازی که بیشتر بعد روانی دارد، ایجاد ارتباط بین افراد مختلف و ماهیت بخشی به زندگی اجتماعی آن هاست. به قول مارگارت کارتی: جذاب ترین موضوع در تیم سازی این است که شما تنها نیستید و می‌توانید با افراد مختلف تعامل داشته باشید.
افزایش کارایی: یکی از مهم‌ترین دلایل تیم سازی، افزایش سرعت انجام پروژه‌ها و بهبود کارایی سازمانی است. افراد متخصص در کنار یکدیگر قادر خواهند بود با کارایی بیشتری به یک هدف سازانی جامه عمل بپوشانند.
تقویت خلاقیت و یادگیری: یک تیم موفق می‌تواند به عنوان یک محرکه اعضای تیم را نسبت به یادگیری بیشتر ترغیب کند و از طرفی خلاقیت آن ها را نیز شکوفا می کند.
رقابت سالم: ایجاد رقابت سازنده بین اعضای تیم یکی دیگر از مزیت های تیم سازی است. این ایجاد رقابت که از اثرات جانبی تیم سازی است جدا از بهبود عملکرد اعضای تیم، مهارت های حل مسئله، مهارت های ارتباطی و مدیریتی را نیز بین آن ها بهبود خواهد بخشید.
تعدیل تعارضات: بحث تعارض بین اعضای تیم موضوع بسیار گسترده و تخصصی است و نظریات متفاوتی حول اثرات منفی و مثبت آن می باشد. اما طبق تحقیقات و نظریات اخیر، تعارض بین اعضای تیم یک نیاز اساسی است که با مدیریت صحیح آن، اثرات مثبت فوق العاده ای در سازمان برجای خواهد گذاشت. (در مقالات بعدی به طور مفصل به تعارضات سازمانی پرداخته خواهد شد.)
بهبود فرهنگ سازمانی: وقتی تیم ها و اعضای آن با یکدیگر تعامل می کنند، جدا از افزایش خلاقیت و نوآوری آنان در محل کار و بهبود عملکرد و کارایی افراد و افزایش مقبولیت متخصصان، افراد به طور موثری به رسمیت شناخته می شوند که این موضوع به آن ها انگیزه می دهد تا برای موفقیت های فردی و تیمی تلاش بیشتری بکنند. این موضوع همانطورکه گفته شد خروجی شرکت را بهبود می بخشد و همزمان فرهنگ سازمانی را به غایت خود نزدیک می سازد.
چطور تیم سازی کنیم؟ (ویژه مدیران)
هرساله تعداد زیادی کسب وکار در کشور ما شروع به کار می کنند، اما حقیقت تاسف بار این است که اکثر آن ها با شکست روبرو می شوند. عوامل زیادی از جمله دسترسی به سرمایه، درک بازار، نوآوری و … نباید دست کم گرفته شده است. اما یک عامل وجود دارد که تقریبا تمامی صاحبان کسب و کار می توانند آن را کنترل کنند و به صورت مستقیم موفقیت سازمان را در بلند مدت تضمین کنند، این عامل چیزی نیست جز استخدام افراد مناسب و ترکیب آن ها در یک تیم
برای تیم سازی شما می بایست 9 گام زیر را به ترتیب طی کنید:
- انتظارات و وظایف را در همان روز اول کاملا شفاف بیان کنید.
- به فردیت و زندگی غیرکاری افراد تیم تماما احترام بگذارید تا شاهد شکوفایی آنان در کار باشید.
- بین اعضای تیم ارتباط برقرار کنید اما نه با کلام بلکه با رفتار و سیستم مدیریتی خود
- هوش هیجانی اعضای تیم را تقویت کنید و به آن به چشم یک برگ برنده در مدیریت صحیح نگاه کنید.
- مثبت اندیشی را در سبک مدیریت خود پیاده کنید تا این طرز تفکر در بین اعضای تیم شما نیز تقویت شود.
- گفتگو کنید؛ تقویت مهارت های ارتباطی بین رهبر و اعضای تیم و تشویق اعضا به گفتگو بسیاری از اختلافات را حل خواهد نمود.
- پاداش دادن به کارهای چشم گیر و موفقیت های فردی و تیمی، انرژی فوق العاده ای به کالبد تیم شما تزریق خواهد نمود.
- در تیم سازی تنوع ایجاد کنید؛ تیم خود را محدود به یک بازه سنی، جنسیت، پیشینه و عقیده یکسان محدود نکنید.
- اعتماد، انعطاف و علاقه افراد به اندازه تخصص آن ها در تیم سازی مهم است. به هیچ وجه آن ها را دست کم نگیرید.
رهبری پس از تیم سازی
امروزه، بیشتر روانشناسان و متخصصین بر این باورند که برخورداری از تواناییِ رهبری گروهی از افراد، بیش از آنکه به ویژگی‌های ذاتی انسان‌ها مرتبط شود، محصولِ تلاش آنان در راستای آموختن برخی از فرمول‌های رفتاری و قواعد شخصیتی است. جان سی ماکسول (John C. Maxwell) به عنوان یکی از مشهورترین نویسندگان حوزه‌ی مدیریت و رهبری، بر این باور صحه می‌گذارد و معتقد است که هر انسانی، صرف نظر از ویژگی‌های شخصیتی بالقوه خود، این امکان را دارد که با پرورش دسته‌ای از مهارت‌های خاص در خود، از قدرت رهبری کردن برخوردار شود.
تصمیم‌گیری موثر و به کارگیری منابع جهت نتیجه‌گیری، ساده‌ترین تعریفی است که می‌توان برای مدیریت ارائه داد. برنامه‌ریزی، سازماندهی، منبع‌یابی، هدایت، نظارت، کنترل و بهبود امور برای دستیابی به اهداف مختلف نیز از مهم‌ترین وظایف یک مدیر محسوب می‌شود. پس از تیم سازی در جهت توسعه و ایجاد عوامل نفوذ آرمانی، رهبران می‌توانند موارد زیر را تحت نظر قرار دهند؛ چشم پوشی از علایق شخصی بخاطر مصالح گروهی، نشان دادن قدرت و اعتماد به نفس از خود، برقراری ارتباط با پیروان از طریق صحبت کردن درباره باورها و ارزش‌های اساسی خود، تسهیل همکاری و مشارکت بیشتر پیروان با رهبران از طریق ایجاد یک چشم انداز مشترک و تصریح اهمیت تعهد قوی نسبت به هدف، ایجاد جو رقابتی سالم جهت توسعۀ ظرفیت‌های بالقوه کارکنان از طریق ارائه پاداش‌های مادی و معنوی به افراد و گروه‌های برتر، تقویت روحیه جمع‌گرایی به جای فرد‌گرایی از طریق ایجاد تیم‌های کاری و ارائه پاداش بر پایه مشارکت و همکاری اعضای تیم‌ها این امر می‌تواند به افزایش انسجام میان اعضاء منجر شده و پذیرش الگوی نقش از سوی پیروان را تسهیل می‌کند.
اشتباهات رایج در تیم سازی
- به جای استخدام نیروی متخصص، کارها را خودتان انجام دهید و یا به سایراعضای تیم واگذاری کنید.
- تمرکز بر شیوه انجام کار به جای نتیجه گرایی
- برنامه ریزی غیرمنطعف برای اعضای تیم
- تمرکز بر چندین پروژه
- استخدام نیروی جونیور برای سمت های مهم
- برنامه ریزی زمانی فشرده و مستهلک برای اعضای تیم
- عدم تامین ابزار کار با کیفیت برای اعضای تیم
- تمرکز زیاد بر روی آموزش نیروها
جمع بندی
در محیط کاری امروزی این مسئله قطعیت دارد که در برخی زمان‌ها شما خود را در یک تیم ببینید، خواه این مسئله را دوست داشته باشید یا نه. این گفته که شما دوستان‌تان را برمی‌گزینید ولی خانواده‌تان را نه با کمی سازگاری برای تیم‌ها هم می‌تواند مصداق داشته باشد. در حالت ایده‌آل، تیم شما ترکیبی است از انواع مختلط که با دقت انتخاب شده‌اند تا تضمین نمایند هیچ شکافی از نظر چگونگی تشکیل تیم‌ها وجود ندارد. گاهی گروهی از افراد با هم کار می‌کنند، حتی جلسات و زمان تیمی مشترکی دارند اما به عنوان تیمی حقیقی قابل تشریح نیستند. اگر اینگونه تیم را مدیریت نمایید و بخواهید آن را به تیمی منسجم‌تر مبدل سازید.
منابع:
دوره آموزش مهارت نرم آکادمی آمانج
وبسایت professionalteambuilding
کتاب رهبری تحول آفرین
کتاب رهبری در سطح برتر
کتاب راهبری رهبران
کتاب چگونه رهبری کنید
کتاب مدیریت و رهبری