با توجه به همکاری تیم‌های بزرگ و استفاده از پلتفرم‌های متعدد و طرح‌های مختلف در مدیریت پروژه‌های سازمان، جای تعجب نیست که شرکت‌ها به دنبال منبعی برای پیش‌برد بهتر کارهایشان باشند. تغییر در داکیومنت‌های متفاوت برای یک مسئله خود شروع چالش‌های مختلف برای سازمان است و اینجاست که سیستم طراحی سازمانی کاربرد خود را ثابت می کند. این سیستم کلید حفظ و یکپارچگی تجربه و طراحی رابط کاربری است و منجر به تغییر در روند انجام کار و نوآوری بیشتر می‌شود.
آیا در اختیار داشتن و استفاده از سیستم‌های طراحی سازمان ساده است؟ جواب این سوال خیر است.
ولی کاربرد و بهینه‌سازی در روند انجام کارها که بعد از مستندسازی چنین سیستمی اتفاق میفتد قطعا ارزشش را دارد. سیستم‌های طراحی سازمانی به تیم‌های توسعه، قدرت تصمیم‌گیری بیشتر و انتخاب راه‌حل مناسب برای چالش‌های موجود را می‌دهد.
در این مقاله از آکادمی آمانج به سراغ مفهومی به نام سیستم طراحی سازمانی رفته‌ایم. مفهومی بزرگ که اول باید به چیستی آن پی ببریم سپس برای ساخت آن اقدام کنیم، زیرا این تنها روش برای یکپارچه سازی مدیریت طراحی سازمانی است.
آنچه در این نوشته خواهیم داشت
سیستم طراحی سازمانی چیست؟
قبل از اینکه به چرایی استفاده از سیستم زراحی سازمانی و چگونگی آن بپردازیم، بهتر است به چیستی آن پی ببریم. پس بهتر است ابتدا به این سوال پاسخ دهیم که:
سیستم طراحی سازمانی چیست و دقیقا چه کاربردی دارد؟
به زبان ساده، سیستم طراحی سازمانی از بهترین شیوه‌ها، عناصر طراحی قابل استفاده مجدد، فرآیندها، دستورالعمل‌های انتخاب طرح و الگوها تشکیل می‌شود. این سیستم به کسب‌وکارها کمک می‌کند فرآیند طراحی و توسعه سازگار و کارآمدی را ایجاد کنند. باتوجه به اینکه سازمان‌ها نیاز به بررسی مداوم و اندازه‌گیری رشدشان نسبت‌به قبل را دارند، سیستم طراحی سازمانی به تیم‌های طراحی و توسعه کمک می‌کند این کار را بهتر و با استفاده از یک مرجع مشخص انجام دهند.
درواقع متر مقیاس سازمان شما همین سیستم طراحی جامع می‌شود. از طراحی مجدد محصولات و روش خدمات‌دهی گرفته تا تغییر فرآیندها و ساخت محصولی جدید، سیستم طراحی سازمانی باعث می‌شود نتایج یکپارچه از دل تصمیمات به‌وجود بیاید.
برای فهم بهتر بیایید سیستم طراحی سازمانی را به یک جعبه لِگو تشبیه کنیم. در قدم اول شما بلوک یا آجرهایی دارید که با روی هم قراردادنشان می‌توانید طرحی جدید و منحصربه‌فرد بسازید.
درواقع لگو‌های کوچک همان طرح‌های اجرا شده با کد هستند که به‌صورت جزء‌به‌جزء ذخیره می‌شوند و انتخاب و توسعه آن‌ها با توجه به اهداف و منش برند است. تقریبا شبیه DNA برند سازمان.
برنامه‌نویس‌ها و طراحان می‌توانند با این بلوک‌ها برای تغییر یا توسعه خدمات و محصولات سازمان اقدام کنند. این موضوع باعث صرفه‌جویی در زمان و بالارفتن سرعت عمل در تصمیم‌گیری می‌شود، زیرا تقریبا نیمی از فرآیند طراحی و تولید اجزاء تشکیل‌دهنده محصول از قبل انجام شده است.
داخل جعبه‌های لگو، دفترچه راهنما یا دستورالعمل رسیدن به نتیجه هم وجود دارد. این امر برای سیستم‌های طراحی سازمانی هم صدق می‌کند. در هر داکیومنت مستند شده برای این کار باید دستورالعمل یا توضیحات جانبی هم همراه بخش‌های مختلف سیستم وجود داشته باشد. مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها که باتوجه به اهداف برند سازمان نوشته شده‌اند تا ضریب اطمینان برای تولید محصولی یکپارچه با اهداف و دیگر محصولات سازمان را بالا ببرد. این توضیحات درواقع برای کمک به توسعه‌دهندگان نوشته می‌شوند تا متوجه شوند دقیقا چه چیزی می‌سازند.
مزایای سیستم طراحی سازمانی
خب، حالا که به چیستی سیستم طراحی سازمانی پی‌بردیم، وقت آن است سراغ مزایایش را بگیریم. آیا صرف وقت برای مستندسازی چنین طرحی برای سازمان مفید است یا خیر؟
سیستم های طراحی سازمانی مزایا و معایب بسیار زیادی دارند، اما طبق نتیجه‌ای که در سازمان های مختلف دیده شده واقعا مزایای آن بر معایبش می‌چربد.
ثبات در تصمیم‌ها و یکپارچگی
همانطور که در پاراگراف‌های قبل اشاره شد، مهم‌ترین مزیت سیستم طراحی سازمانی، یکپارچه‌سازی تصمیمات در تیم‌های طراحی و توسعه است؛ به خصوص اگر برند و سازمانی چند تیم طراحی داشته باشد. سیستم طراحی سازمانی مثل نت‌های موسیقی یک ارکستر، که چند تیم باید باهم اجرا کنند، صدا و متن اجرای آن‌ها را هماهنگ می‌کند.
کاربرد استفاده از این موضوع وقتی مشخص می‌شود که محصول، بدون در نظر گرفتن اهداف برند یا نمادهای آن تولید و با دیگر محصولات یا با بخش‌های دیگرش همخوانی نداشته باشد. در سازمان‌های بزرگی که چند تیم توسعه و طراحی دارند چنین اتفاقی بسیار طبیعی است و باید قبل از وقوع اتفاق برایش چاره یافت.
طراحی و توسعه سریع‌تر
در دنیای سریع کسب‌وکارها این بهره‌وری یا بهینه‌سازی فرآیندهاست که اهمیت بالایی دارد. به همین دلیل است که سیستم طراحی سازمانی می‌تواند به طراحی و توسعه محصولات سازمان سرعت بخشد. اجازه بدهید با مثال بیشتر توضیح دهم.
سیستم‌های طراحی سازمانی از کتابخانه کامپوننت‌ها، راهنمای برند، مولفه‌ها و طرح‌های جزئی تشکیل می‌شود. در اختیار داشتن چنین منبعی مطمئنا سرعت تصمیم‌گیری یا یافتن منابع سازمان را بیشتر می‌کند. درواقع نیمی از مسیر ساخت محصول با مستندسازی این سیستم انجام می‌شود و ادامه مسیر همان روی هم گذاشتن لگوهایی است که تازه دستورالعمل هم دارند.
برای آشنایی بیشتر با کتابخانه کامپوننت‌ها در طراحی UI و تفاوت آن با دیزاین سیستم، مقاله “کیت رابط کاربری و راهنمای برند در دیزاین سیستم” را از دست ندهید.
این همه ماجرا نیست. سیستم طراحی سرعت در همکاری تیم‌ها را هم بالا می‌برد. وقتی چندین تیم طراحی و توسعه از یک منبع برای کار خود استفاده می‌کنند، طبیعی است که ذهنشان به هم نزدیک‌تر و نتیجه کار هماهنگ‌تر از قبل باشد. در غیر اینصورت نیمی از توان و وقت افراد باید برای جلسات هماهنگی بین تیم‌ها صرف شود.
نوآوری بیشتر
همانطور که گفته شد هرچه در بخش طراحی اجزا و هماهنگی تیم‌ها صرفه جویی شود، زمان بیشتری برای نوآوری و انتخاب راه‌حل برای چالش وجود دارد. فرض کنید که سازمان شما قصد تغییر برند تجاری را دارد. در چنین حالتی وقتی یک منبع با چشم‌انداز، اجزاء تشکیل‌دهنده مثل رنگ‌ها و کامپوننت‌های موثر و… را به‌صورت مرتب در خود ذخیره کرده باشد؛ تصمیم‌گیری درباره چنین تغییری بهتر و با نوآوری بیشتری همراه است.
کاهش هزینه‌ها
حتما این ضرب‌المثل را شنیده‌اید؛ وقت طلاست. با صرفه‌جویی در زمان فرآیند طراحی و توسعه، هزینه‌های کسب‌وکار کاهش می‌یابد. یک سیستم طراحی سازمانی به تیم‌ها این امکان را می‌دهد که در اولین قدم کار را به درستی انجام دهند پس کسب‌وکار زمان کمتری را برای انجام مجدد کار یا رفع مشکلاتش صرف می‌کند.
توسعه محصولات در مدیریت جهانی
تصور کنید شما برندی بزرگ و جهانی با وبسایتهای متعدد را اداره می‌کنید. با حضور در چندین بازار محلی و نیروی کار جهانی چگونه می‌توان طراحی UX را ثابت نگه داشت؟ پاسخ این است که بدون سیستم طراحی سازمانی، احتمالاً نمی‌توانید.
هر تیم با آژانس‌های مختلف، راهنماهای برند متفاوت و شاید چندین کتابخانه کامپوننت کار می‌کند. نتیجه چنین برندی محصولات متعدد ناسازگار و ناهمسو با یکدیگر است که فقط به برند و تجربه کاربری خود ضربه می‌زند.
سیستم طراحی سازمانی یک برند را در سطح جهانی همسو می‌کند. این به ویژه زمانی مفید است که کسب‌وکار شما نیاز به به‌روزرسانی جهانی در دامنه‌های مختلف دارد. تغییرات در تایپوگرافی یا عناصر مربوط به رابط کاربری با سیستم طراحی سازمانی می‌تواند یک شبه به‌صورت جهانی به‌روز شوند.
مثال بارز چنین سیستمی USWDS است. این ابزار برای یکپارچه‌سازی رابط کاربری در تمام وبسایتهای دولتی ایالات متحده در طراحی بصری هماهنگ و منسجم ایجاد شده است.
روش‌های خلق سیستم طراحی سازمانی چیست؟
پیاده‌سازی سیستم طراحی سازمانی وقتی ساده می‌شود که نسبت‌به روش‌های خلق آن تسلط داشته باشید. در این بخش من درباره همین مسئله قلم زده‌ام. ما با چند قطعه طلایی آمده‌ایم که فرآیند کاری شما را برای راه‌اندازی یک سیستم طراحی در کسب‌وکارتان آسان‌تر می‌کند.
قوانین نامگذاری داکیومنت
فرض کنید شما درحال اجرای یک سیستم طراحی سازمانی هستید. هیجان‌زده از خلق دیزاین سیستم اصولی و تیم‌های طراحی درحال آپلود فایل‌های مختلف طراحی هستند. همه چیز آماده است تا زمانی که متوجه می‌شوید یک مرحله حیاتی را فراموش کرده‌اید: قرارداد نامگذاری در سیستم طراحی سازمانی.
نامگذاری بسیار مهم است. بدون یک سیستم نامگذاری منطقی، همه چیز خیلی سریع به‌هم می‌ریزد. از طرف دیگر، قراردادهای نامگذاری، همکاری و اجرای طراحی بهتر را امکان‌پذیر می‌کند. اگر قوانین نامگذاری را نادیده بگیرید، فایل دیزاین سیستم چگونه به نظر می رسد؟ مثل پوشه‌های ساخته شده در دسکتاپ که نام‌ونشانی ندارد.
توجه کنید در داکیومنت سیستم طراحی سازمانی، فایل‌ها به صورت لایه‌لایه از کوچک به بزرگ ذخیره می‌شوند. حالا فکرش را بکنید که این لایه‌ها اسامی مشخص و دقیقی نداشته باشند. ساعت‌ها زمان برای جست‌وجوی یک فایل تلف می‌شود.
حالا سوال این است که از چه اسامی برای ساخت لایه‌های دیزاین سیستم استفاده کنیم؟
پاسخ به این سوال ساده است. نیازی به اختراع مجدد چرخ نیست. تیم طراحی و توسعه فنی سازمان باید به زبان مشترکی برای نامگذاری بخش‌های مختلف برسند. عبارت‌‌های فنی یا تخصصی که متخصصان استفاده می‌کنند بهترین روش برای نامگذاری است. پیشنهاد می‌کنم این مرحله را با مشارکت مستقیم متخصصان و طراحان پیش ببرید.
استفاده از ابزارها برای همکاری بیشتر
پلتفرم‌های مختلفی وجود دارد که چند کاربر می‌توانند به‌صورت همزمان روی آن فعال باشند. نمونه بارز و معروف این پلتفرم‌ها figma است. فیگما همکاری طراحان در تثبیت یا تغییر در طرح‌ها را بیشتر می‌کند. درواقع همکاری نیروها سلاح مخفی و موثر سازمان برای ساخت سیستم طراحی سازمانی است پس از هر روشی، ابزار یا پلتفرمی که به چنین چیزی کمک می‌کند، استقبال کنید.
در نظر گرفتن آینده در ساخت سیستم طراحی سازمانی
سیستم طراحی را با پایه‌های قوی برای آینده بسازید. در ساخت و مستندسازی سیستم طراحی سازمانی مثل ساخت یک خانه فکر کنید. هرچه پایه ها و زیربنای یک خانه محکم‌تر باشد، امکان ساخت یک خانه با طبقات زیاد، بالاتر است.
آن چیزی که زیربنای سیستم طراحی سازمانی شما را قوی می‌کند، مشارکت نیروهای قدرتمند و متخصص است. برای داکیومنت‌سازی سیستم طراحی سازمانی سعی کنید افراد متخصص سازمانتان را بیشتر به مشارکت در ایده‌پردازی و نظردهی ترغیب کنید.
استفاده از دیزاین سیستم های آماده
حالا وقت آن است که تصمیم بگیرید اصلا سازمان شما نیازمند یک سیستم طراحی سازمانی دقیق و منحصربه فرد هست یا نه؟ جواب به این سوال بستگی به توانمندی و گستردگی سازمان و برند شما دارد. طبیعی است که سازمان‌های کوچک نیازی به یک سیستم طراحی سازمانی کامل ندارند.
چنین سازمان‌هایی می‌توانند از سیستم‌های طراحی سازمانی که شرکت‌های بزرگی مثل گوگل یا IBM منتشر کرده‌اند، استفاده کنند. سیستم‌های طراحی سازمانی منتشر شده توسط این شرکت‌ها نقشه راه مشخصی را برای توسعه طراحی به شما می‌دهد.
نتیجه‌گیری
همانطور که متوجه شدید، تصمیم‌گیری درباره طراحی، خلق و توسعه سیستم طراحی سازمانی نیاز به دانش عمیق در بسیاری از تخصص‌ها دارد. درست است که مطالعه یک یا چند مقاله در آگاهی و آشنایی نسبت‌به اهمیت خلق یک سیستم طراحی سازمانی کمک می‌کند ولی برای استاد شدن در روش‌های ساخت چنین داکیومنتی حتما نیاز به تجربه واقعی دارید. علی‌الخصوص شما باید با تمام اجزا تشکیل‌دهنده یک سیستم طراحی سازمانی آشنایی کامل داشته باشید. برای دستیابی به چنین آگاهی پیشنهاد می‌کنیم با متخصصان یا کسانی که تجربه عملی خلق چنین داکیومنت‌هایی دارند، مشورت کرده و یا در دوره آموزش طراحی دیزاین سیستم شرکت کنید.
برای تهیه این مقاله از منبع زیر استفاده شده است: