تقریبا اکثر کسانی که دستی بر آتش مدیریت داشته یا سر‌وکارشان با کسب‌وکارهای دیجیتالی مشغول بوده، به اهمیت اطلاعات و داده‌ها پی برده‌اند. اطلاعات یا دیتا یکی از پایه‌های مدیریت کسب‌وکارهای دیجیتالی است. به خصوص که تمام قدرت این کسبوکارها نسبت‌به شغل‌های سنتی همین اطلاعاتی است که چشم شما را به راه‌های توسعه آینده باز می‌کند. حالا حواستان به این موضوع باشد که چرا و چگونه باید این اطلاعات را مدیریت کرد. اصلا مدیریت اطلاعات چه سودی دارد و روش‌های مختلف آن چیست؟
اطلاعات کسبوکارها از سمت بخش‌های مختلفی وارد و در مکان‌های مختلفی ذخیره می‌شود. وبسایت‌ها، پلتفرم‌های SaaS، سیستم‌های IoT که هرکدام می‌توانند اطلاعات مشابه یا متفاوتی با سیستم مستر دیتا داشته باشند. در واقع در مستر دیتا باید اطلاعات به صورت استاندارد ذخیره شود، این امر برای یکپارچه‌سازی اطلاعات کسبوکارها بسیار ضروری است.
برای مثال فکر کنید مشتری جنس مشخصی را می‌خرد طبیعتا شما می‌توانید اطلاعات ارتباطی با او را در پایگاه اطلاعات تیم بازاریابی ذخیره کنید. سپس اگر این حرکت منجر به خرید شود اطلاعات در پایگاه داده بخش فروش هم ذخیره می‌شود. حالا اگر اطلاعات مشتری در هریک از این بخش‌ها تغییر کرده باشد تیم‌های بازاریابی و فروش اطلاعات کاملی از مشتریشان ندارند تا ارتباط موثری با او برقرار کنند. با این توضیحات اولیه وقت آن است که ببینیم مستر دیتا یا روش ذخیره‌سازی اطلاعات اصلی چیست.
در این مطلب از مجله آکادمی آمانج من همراه شما هستم تا این موضوع را به‌صورت خلاصه بررسی کنیم.
آنچه در این نوشته خواهیم داشت
مستر دیتا چیست؟
اطلاعات اصلی، داده‌های منحصر به‌فردی است که موجودیت یا شرایط یک کسب‌وکار را مشخص می‌کند. در واقع اطلاعات اصلی همان منبع حقیقی است که کسب‌وکار را به‌سمت رشد بیشتر هدایت می‌کند. روش مستر دیتا روش دقیق، یکنواخت و هماهنگ با تمام ساختارهای سازمان است که اطلاعات اصلی را بدون هیچ مانع یا ناهماهنگی در اختیار بخش‌های مختلف قرار می‌دهد.
بسته به مدل کسب‌وکار شما آنچه به‌عنوان داده‌های اصلی ذخیره می‌شود؛ متفاوت است، اما به‌طور کلی هر اطلاعاتی که برای عملیات‌های کسب‌وکار حیاتی است باید با این عنوان نگهداری شوند.
برای درک بهتر این موضوع اجازه بدهید در ادامه اطلاعات اصلی و فرعی هر بخش ممکن را مقایسه کنیم:
- اطلاعات خرید و فروش (تراکنش): اطلاعاتی که از خدمات روزانه سرویس شما به‌دست می‌آید.
- اطلاعات تحلیلی: اطلاعات تحلیلی معمولا از بررسی اطلاعات تراکنشی به‌دست می‌آید و کاربردش بررسی بیشتر تا شکل‌گیری بینش سطح بالاتری از عملکرد محصول است.
- اطلاعات اصلی: اطلاعاتی مربوط به نهادهای تجاری که به فرآیندهای خرید و فروش ارجاع داده می‌شود، اطلاعات اصلی هستند. برای ایجاد بینشی عمیق از شرایط کسب‌وکار علاوه‌بر اطلاعات تحلیلی از اطلاعات اصلی هم استفاده می‌شود.
فرض کنید مشتری A با ورود به سایت شما ۲۰ واحد از محصول B را در تاریخ ۱۳۸۰/۳/۲۱ به قیمت ۱ میلیون تومان خریداری کرده است. اینجا محصول B و مشتری A اطلاعات اصلی محصول شما محسوب می‌شوند، زیرا بدون مشتری A و محصول B هیچ مشتری برای خرید کردن و محصولی برای خریداری نیست. تاریخ خرید، قیمت کل و تعداد محصول نیز اطلاعات تراکنشی هستند.
در اولین نگاه اطلاعات تحلیلی وجود ندارد، اما داده‌های تحلیلی را می‌توان با پرسش سوال‌هایی از اطلاعات اصلی و تراکنشی به‌دست آورد و درمورد آن فکر کرد. به‌عنوان مثال، با‌توجه به تاریخچه خرید مشتری A، آیا قبلا این محصول را خریداری کرده اند؟ اگر چنین است، چند بار؟ مقدار هزینه شده در این تراکنش با میانگین آن‌ها برای همه خریدها چگونه است؟ اگر تراکنش‌های انجام شده باشد نسبت آن با محصول ب چیست؟ در واقع این سوالات و مقایسه‌ها هزینه ـ فرصت و مسیر توسعه کسبوکارها را مشخص می‌کند.
انواع اطلاعات اصلی کسب‌وکار
۱. ذی نفعان
داده‌های اصلی در این بخش فقط به کلمه مشتری یا خریدار تقسیم نمی‌شود، بلکه دامنه اطلاعات خریدارهای کسب‌وکار تا شرکای شرکت‌ها، کارمندان و… را نیز شامل می‌شود. اطلاعاتی که منجر به هدایت کسب‌وکار در کانال‌های فروش می‌شود.
۲. محصولات
اطلاعات هر محصول، ویژگی‌های مرتبط با آن‌ها، توضیحات صورت حساب‌ها، رسانه‌ها و… شامل اطلاعات اصلی بخش محصولات می‌شود.
۳. مکان‌ها
اطلاعات مربوط به مکان‌های فیزیکی که کارمندان در آن فعالیت می‌کنند که شامل شعب، امکانات، فروشگاه‌ها و… می‌شود.
۴. دیگر اطلاعات
درواقع اینجا هر اطلاعاتی که ذیل سه دسته قبل طبقه‌بندی نمی‌شود را باید قرار داد. اطلاعاتی مثل قراردادها، صورت‌های مالی، سود یا شاخص‌های ضرر مالی، سیاست‌ها یا سایر دارایی‌های شرکتتان.
نمونه‌هایی برای داده‌های اصلی
اطلاعات مشتری نمونه بارز یا مهم‌ترین نمونه از اطلاعات اصلی یک کسب‌وکار است. چه چیزی مهمتر از اطلاعات کسانی است که پیشنهادهای شما را می‌خرند و حاضرند برایش هزینه بدهند. حفظ، نگهداری و به‌روزرسانی اطلاعات مشتری‌ها یکی از مهم‌ترین کارهایی است که باید در روش مستر دیتا انجام دهید.
اگر مشتری شما شماره تلفنش را برای درگاه پرداخت به‌روز کرد حتما باید اطلاعات فراتر از پایگاه داده یک فروشگاه، بلکه در پایگاه داده مرکزی چیزی شبیه به شعبه اصلی یا محل ذخیره اصلی که تیم فروش در صورت بروز مشکل بتواند با او ارتباط بگیرد.
یکی دیگر از مثال‌های بارز اطلاعات اصلی قیمت محصولات است. فرض کنید قیمت محصول در سیستم فروش به روز می‌شود ولی در سایت قیمت قدیم است. کاربر تا زمانی که وارد مرحله تسویه نشود قیمت واقعی را نمی‌بیند و در واقع آن وقت هم که می‌بیند سایت شما را ترک می‌کند.
با روش مستر دیتا تضمین می‌شود که اطلاعات با هماهنگی و دقت به‌روز و ذخیره شوند تا چنین مشکلاتی بروز نداشته باشد. در ادامه مفهوم Master Data Management (MDM) یا مدیریت اطلاعات اصلی را باهم بررسی می‌کنیم.
Master Data Management چیست؟
Master Data Management در واقع مسیر جدید و نوآورانه تحلیل و مدیریت اطلاعات کسب‌وکار است. روشی جدید که هماهنگی و دقت بسیار زیادی برای کسب‌وکار به ارمغان می‌آورد. در واقع هدف مستر دیتا نیز همین مسئله است. یکپارچه‌سازی اطلاعات و سهولت و دقت در دسترسی بخش‌های مختلف کسب‌وکار به آن‌ها.
در عمل، فرآیند مدیریت اطلاعات به روش مستر دیتا هم به فرهنگ وابسته است هم به تکنولوژی. اگر کسب‌وکاری دارید که با روش‌های قدیمی اطلاعات را در فضاهای ذخیره‌سازی جدا جدا نگهداری می‌کنید، باید از نیروهای جدید استفاده کنید تا به تکنولوژی و روش‌های اجرایی این فرآیند مسلط باشند. این تغییر با نگرش فنی جدید و نیروهای به‌روز شده اتفاق می‌افتد تا اطلاعات را در جای درست نگهداری و به موقع به‌دست فرد مناسب برسانید.
شیوه مدیریت مستر دیتا برای یکپارچه سازی اطلاعات و افزایش و دقت در دسترسی به آن‌ها شیوه‌های امنیتی و قوانین اطلاعاتی مناسبی دارد تا از خطرات احتمالی جلوگیری و فرآیند حفاظت از اطلاعات نیز با خطر روبه‌رو نشود.
چرا روش مدیریت مستر دیتا مهم است؟
مستر دیتا در واقع روشی جدید برای سازمان‌هایی است که هدفشان به روز نگهداشتن اطلاعات اصلی سازمان است. اغلب شرکت‌ها برای حفظ و نگهداری اطلاعات اصلی خود به روش MDM روی می‌آورند. بسیاری از چالش‌ها مثل بیهوده زیاد شدن اطلاعات، تناقض در داده‌ها، ناکارآمدی فرآیند کسب‌وکار، و تغییرات سریع در مدل کسب‌وکار می‌تواند ناشی از فقدان مدیریت درست اطلاعات باشد.
به همین دلیل است حرکت بر مدار و روش مستر دیتا مهم است. شما می‌توانید با مدیریت متمرکز اطلاعات در سازمانتان به مزایای بلند مدت بسیار زیادی دست یابید که دلیلش هم بسیار واضح است. وقتی اطلاعات کافی و دقیق برای تصمیم‌گیری باشد دلیلی برای اشتباه کردن نیست مثل اینکه چراغ‌های یک مسیر تاریک را روشن کنید. آن وقت دیگر ترسی از پیچ و خم‌های جاده ندارید.
روشن نگه داشتن این چراغ ها بسته به میزان تخصص و علمی است که هرکس در کسب‌وکار شما نسبت‌به وب و اینترنت دارد. آکادمی آمانج در دوره‌های خود به روزترین مباحث فنی و دیجیتال مارکتینگ را آموزش می‌دهد. بین دوره‌های این آکادمی، دوره آموزش طراحی وب مناسب‌ترین گزینه برای آشنایی با روش‌های زیرساختی اطلاعات و ذخیره‌سازی آن‌هاست که درصورت نیاز پیشنهاد می‌کنم از دستش ندهید.